為加強學校人事檔案管理，有效保護和利用檔案，提高科學管理水平，使之更好地為學校教學和科研服務，根據《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法規，結合學校實際情況，制定本制度。

一、檔案管理體制和人員配置

    單位設立專門的人事檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責人事檔案的收集、整理、保管等工作。檔案管理人員應具備良好的政治素質、專業知識和業務能力，定期參加業務培訓。

二、檔案的收集與整理

    1、收集范圍：涵蓋履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷學位培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵處分材料、工資、任免出國（境）退（離）休材料等。

    2、收集要求：及時全面收集教職工各類材料，確保真實、完整、規范。對不符合要求的材料，退回補充更正。

    3、整理規范：按照規定對檔案材料進行分類、排序、編目、技術加工和裝訂，做到分類準確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

三、檔案的保管與保護

    1、保管條件：設置專門檔案庫房，配備符合要求的檔案柜、空調、除濕機、防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，確保檔案保管環境安全。

    2、保管要求：定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理。嚴格執行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。

    3、數字化管理：積極推進人事檔案數字化建設，對重要檔案進行數字化掃描存儲，建立檔案信息管理系統，提高檔案管理效率和利用水平。

四、檔案的利用與查閱

    1、利用范圍：因工作需要，學校內部工作人員可查閱檔案，外單位因公需要查閱檔案，需持單位介紹信并經單位領導批準。

    2、查閱程序：查閱人填寫《人事檔案查閱審批表》，說明查閱理由和范圍，經相關負責人批準后，在檔案管理人員陪同下查閱。查閱人不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內容。

    3、出具證明：因工作需要，可依據檔案內容出具證明材料，證明材料需經檔案管理人員核實，相關負責人審核簽字并加蓋公章。

五、檔案的轉遞

    1、轉遞要求：教職工調動、辭職、辭退等情況發生時，應及時辦理檔案轉遞手續。轉遞檔案應通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人自帶檔案。

    2、轉遞程序：檔案轉出時，填寫《人事檔案轉遞通知單》，詳細記錄檔案接收單位、地址、聯系人等信息，并密封檔案。檔案接收單位收到檔案后，應及時核對并反饋回執。

六、檔案的保密與安全

    1、保密制度：檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。對涉及工作秘密和個人隱私的檔案材料，應采取嚴格的保密措施。

    2、安全責任：建立健全檔案安全責任制，明確檔案管理人員的安全職責，確保檔案的絕對安全。對因工作失職造成檔案損毀、丟失等情況的，依法依規追究相關人員的責任。

七、監督與檢查

    學校定期對人事檔案管理工作進行監督和檢查，發現問題及時整改，確保檔案管理工作符合法律法規和相關政策要求。

    本制度自發布之日起施行，由學校人事處負責解釋。